ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)

9B+
  • Publié le jeudi 12 juillet 2018
  • CDI
  • Société : 9B+

9b+, agence de design stratégique et de conseil dans le secteur de
la culture et du tourisme veut compléter son équipe et cherche un
ou une assistant(e) administratif(ve).
Organisé(e), polyvalent(e) et débrouillard(e), vous aurez la charge de
faciliter le quotidien de l’agence. Une vraie maman (papa poule)
pour 9b+ !

 

DÉTAIL DES MISSIONS

  • Organisation des déplacements

Les consultants sont très régulièrement amenés à se déplacer, majoritairement en France et
parfois à l’international. Vous préparerez les voyages et ferez les réservation nécessaires
(trains, vols, hotels, locations de voitures, etc.), le cas échéant en lien avec une agence de
voyage. Vous veillerez à optimiser la durée et le coût des trajets.
Vous constituerez les notes de frais à l’issu des déplacements, pour transmission au cabinet
comptable.

  • Assistance à la comptabilité

En lien avec l’expert comptable, vous assisterez le dirigeant dans la gestion des opérations
comptables mensuelles :
- gestion et suivi de la facturation client
- préparation des règlements des prestataires
- Vérification et pointage des pièces comptables et transmission au cabinet d’expertise
- Notes de frais des collaborateurs
- Tenue du dossier comptable, rangement et archivage (physique et informatique) des pièces
- Aide à la préparation du bilan
Vous serez amené(e) à travailler sur un outil logiciel de gestion (Mon Expert en Gestion)

  • Taches administratives diverses

En lien avec le cabinet d’expertise comptable, vous aurez la (lourde) charge de superviser la
gestion des obligations administratives au sein de la société. Vous serez l’interlocuteur de
l’ensemble des organismes (impots, caisses sociales, assurances, banque, fournisseurs, etc.).
Vous ferez les démarches nécessaires, monterez les dossier ad-hoc, et en ferez le suivi. Le cas
échéant vous tiendrez à jour des tableaux de suivi.
D’autre part, vous pourrez être force de proposition pour optimiser les charges fixes de
l’entreprise, notamment par la mise en concurrence des prestataires de service (télécom,
assurances, etc.)

  • Espaces de travail

9b+ occupe un plateau de 140m2 dans la haute ville de Toulon. Elle accueille plusieurs autres
entreprises (domaines du design et de l’architecture) qui partagent ces locaux.
Votre rôle sera de faciliter la gestion de cet espace de bureaux partagés :
- Lien avec l’agence immobilière et le syndic
- Lien avec les fournisseurs et prestataires, suivi du paiement des charges
- Facturation et suivi du paiement des loyers, lien avec les locataires et recueil des problèmes
éventuels
- Tenue d’un tableau de budget et préparation d’une assemblée annuelle
- Achat des fournitures courantes

  • Courrier et secrétariat

Vous gèrerez les démarches postales (affranchissement, recommandés, changements
d’adresses, etc.) et le stock d’outils de correspondance : cartons en tête, étiquettes
personnalisées.
Enfin, vous assurerez le secrétariat de l’agence (traitement du courrier reçu, préparation de
courriers, quelques appels téléphoniques).

 

PROFIL RECHERCHÉ
Du fait des missions confiées, nous recherchons bien évidemment une personne fiable,
rigoureuse et organisée.
D’autre part, nous serons particulièrement attentif aux capacités de débrouillardise du/de la
futur(e) assistant(e) administratif(ve) : en particulier l’organisation de déplacements dans des
lieux parfois improbables et reculés de la France relève le plus souvent de l’orfèvrerie !
Enfin, la pratique d’un anglais au moins rudimentaire est un sérieux plus.

MODALITÉS
CDI temps plein ou temps partiel, à discuter en fonction des contraintes du candidat.
Possibilité de freelancing (à la journée, sur une base régulière).
Démarrage ASA

CONTACT
Envoyer votre candidature à jobs@9bplus.fr 
Référence : RH-AA-180608 2

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